Back Office Analyst

São Paulo, São Paulo - SP, Brazil
Full Time
Mid Level
We are looking for a professional with experience in KYC (Know Your Customer) and KYB (Know Your Business) processes, working in document analysis, validation of registration data, and fraud prevention. A history of working with Compliance and Risk areas, conducting registration reviews and implementing improvements in onboarding processes for clients, stores, and salespeople is required. Analytical skills, results-oriented focus, and a compliance-focused vision oriented towards the customer experience are essential.

Responsibilities:

1. KYC/KYB Analysis, Document & Contract Review
  • Conduct thorough Know Your Customer (KYC) and Know Your Business (KYB) checks for individuals and legal entities.
  • Validate customer and business registration details to ensure accuracy, compliance, and completeness.
  • Review all submitted contracts and supporting documentation to confirm authenticity and adherence to internal standards.
  • Identify discrepancies or potential fraud indicators and escalate cases promptly to the relevant teams.
  • Ensure compliance with regulatory and company policies related to customer onboarding and verification.

2. Due Diligence (Individuals and Legal Entities)
  • Perform comprehensive due diligence checks on new and existing clients, dealers, and partners.
  • Analyse risk factors, ownership structures, business activities, and customer profiles to ensure legitimacy.
  • Maintain up-to-date due diligence records and ensure timely renewal or refresh cycles.
3. Risk Assessment
  • Assess potential operational, fraud-related, and compliance risks during customer onboarding and throughout the customer lifecycle.
  • Collaborate with Risk, Compliance, and Collections teams to address identified risks and recommend mitigating actions.
  • Support the development of risk management frameworks, controls, and process improvements.

4. Customer Database Registration & Maintenance
  • Ensure accurate and timely registration of all customer information in the system.
  • Maintain and update customer profiles, contracts, and documentation in the database.
  • Identify errors, duplications, or missing information and resolve them to uphold data quality and integrity.
  • Support cross-functional teams with customer data extraction, reporting, and analysis when required.

5. Document Monitoring and Auditing
  • Track, validate, and monitor all required documentation across the customer journey to ensure completeness.
  • Conduct routine audits of customer files, contracts, and digital records to ensure adherence to internal policies.
  • Report anomalies, gaps, or non-compliance issues and support corrective actions.
  • Maintain an organised and secure document management system in line with data protection requirements.
6. Sales Team Training & Support
  • Provide training to sales teams on documentation requirements, KYC/KYB standards, and data quality expectations.
  • Offer continuous support by clarifying process updates, compliance expectations, and best practices.
  • Share regular insights on common errors, trends, or compliance risks to help improve frontline accuracy and efficiency.
  • Collaborate with Sales leadership to ensure onboarding processes remain seamless and compliant.
Qualifications:
  • Experience KYC/KYB
  • Experience with workflow automation tools such as Zapier or Make
  • Excellent written and verbal communication skills
  • Excel and registration management systems and Google tools.
  • Basic knowledge of Python, SQL, and BI
Requirements:
  • Complete degree
  • Solid experience in back office operations, registrations, and/or fraud prevention.
  • Knowledge of fraud prevention tools and data analysis.
  • Fluent English
Salaries and benefits competitive with the market.

Descrição da posição

Buscamos um profissional com experiência em processos de KYC (Know Your Customer) e KYB (Know Your Business), participando na análise de documentação, validação de dados cadastrais e prevenção à fraude.Com histórico de atuação junto às áreas de Compliance e Risco, conduzindo revisões cadastrais e implementando melhorias nos processos de onboarding de clientes, lojas e vendedores. Capacidade analítica, foco em resultados e visão de compliance voltada à experiência do cliente.

Responsabilidades
1. Análise KYC/KYB, Revisão de Documentos e Contratos
  • Realizar verificações completas de Conheça Seu Cliente (KYC) e Conheça Seu Negócio (KYB) para pessoas físicas e jurídicas.
  • Validar os dados cadastrais de clientes e empresas para garantir precisão, conformidade e integridade.
  • Revisar todos os contratos e documentos comprobatórios enviados para confirmar a autenticidade e a conformidade com os padrões internos.
  • Identificar discrepâncias ou potenciais indicadores de fraude e encaminhar os casos prontamente às equipes relevantes.
  • Garantir a conformidade com as políticas regulatórias e da empresa relacionadas à integração e verificação de clientes.

2. Due Diligence (Pessoas Físicas e Jurídicas)
  • Realizar verificações abrangentes de due diligence em clientes, revendedores e parceiros novos e existentes.
  • Analisar fatores de risco, estruturas de propriedade, atividades comerciais e perfis de clientes para garantir a legitimidade.
  • Manter registros de due diligence atualizados e garantir ciclos de renovação ou atualização em tempo hábil.
3. Avaliação de Riscos
  • Avaliar os potenciais riscos operacionais, relacionados a fraudes e de conformidade durante a integração do cliente e ao longo de todo o ciclo de vida do cliente. Colaborar com as equipes de Risco, Conformidade e Cobrança para abordar os riscos identificados e recomendar ações de mitigação.
  • Apoiar o desenvolvimento de estruturas de gestão de riscos, controles e melhorias de processos.
4. Cadastro e Manutenção do Banco de Dados de Clientes
  • Garantir o cadastro preciso e oportuno de todas as informações dos clientes no sistema.
  • Manter e atualizar os perfis, contratos e documentação dos clientes no banco de dados.
  • Identificar erros, duplicações ou informações faltantes e resolvê-los para manter a qualidade e a integridade dos dados.
  • Apoiar equipes multifuncionais com extração, geração de relatórios e análise de dados de clientes, quando necessário.

5. Monitoramento e Auditoria de Documentos
  • Rastrear, validar e monitorar toda a documentação necessária ao longo da jornada do cliente para garantir sua integridade.
  • Realizar auditorias de rotina em arquivos, contratos e registros digitais de clientes para garantir a conformidade com as políticas internas.
  • Relatar anomalias, lacunas ou problemas de não conformidade e apoiar as ações corretivas.
  • Manter um sistema de gerenciamento de documentos organizado e seguro, em conformidade com os requisitos de proteção de dados.
6. Treinamento e Suporte da Equipe de Vendas
  • Forneça treinamento às equipes de vendas sobre requisitos de documentação, padrões KYC/KYB e expectativas de qualidade de dados.
  • Ofereça suporte contínuo, esclarecendo atualizações de processos, expectativas de conformidade e melhores práticas.
  • Compartilhe regularmente insights sobre erros comuns, tendências ou riscos de conformidade para ajudar a melhorar a precisão e a eficiência da equipe de vendas.
  • Colabore com a liderança de Vendas para garantir que os processos de integração permaneçam fluidos e em conformidade.

Qualificações
  • Experiência em KYC/KYB
  • Experiência com ferramentas de automação de fluxo de trabalho, como Zapier ou Make
  • Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
  • Conhecimento de excel e sistemas de gerenciamento de cadastros e ferramentas do Google.
  • Conhecimento básico de Python, SQL e BI
Requisitos
  • Graduação completa
  • Sólida experiência em operações de back office, cadastros e/ou prevenção de fraudes.
  • Conhecimento de ferramentas de prevenção de fraudes e análise de dados.
  • Inglês fluente
Salários e Benefícios compatível com o mercado
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